Las organizaciones que aprenden.

La economía mundial ha establecido una nueva perspectiva de la productividad, agregando valor y utilizando el conocimiento para construir ese valor. Esta es la razón de porqué el aprendizaje y la adquisición de conocimientos es esencial para el desarrollo de cualquier organización exitosa.

El poder asimilar y entender los nuevos conocimientos con más agilidades es la gran promesa que nos brinda la era digital. Y al trasmitir esos conocimientos, compartiendo ideas y creando un mayor conocimiento de la organización, sus procesos y sus clientes, dicha organización puede convertirse en líder innovador. Y es esta innovación a través de nuevos productos y servicios, nuevos procesos y nuevos conocimientos lo que atrae a los clientes.

La acción intencional de una organización para transformarse continuamente a través de un aprendizaje adaptivo e innovador, es lo que define el aprendizaje organizacional. Pero también tenemos que recordar que el aprendizaje lo genera la necesidad ya la accesibilidad, es decir, de hecho aprendemos lo que necesitamos aprender cuando necesitamos aprenderlo.

En este sentido existen 5 comportamientos que caracterizan a las organizaciones que aprenden:

1. Entrenan al personal rápida y eficientemente fomentando nuevas idea, reduciendo tasas de error, acelerando ciclos de producción y de servicios.

2. Tienden a atraer empleados de rápido aprendizaje que son receptivos, responsables y consistentes.

3. Aprovechan los éxitos y fracasos del pasado para mejorar de manera continua sus procesos y servicios.

4. Tienden a adaptar rápidamente y a innovar porque escuchan con detenimiento a sus clientes.

5. Son conscientes de los tiempos en el trabajo y se concentran en la reducción de ciclos de proceso y en simplificación.

Las organizaciones inteligentes utilizan un conjunto distintivo de estrategias y tácticas de aprendizaje. Tienden a lograr excelencia en el aprendizaje colectivo sistemático y avanzado. El término aprendizaje organizacional se refiere a tres realidades del aprendizaje en el trabajo:

1. Todas las organizaciones aprenden, en otras palabras, todas utilizan cierto método de aprendizaje organizacional.

2. Todas las organizaciones aprenden con diferentes niveles de eficiencia y velocidad.

3. Para convertirse en una verdadera organización inteligente, ésta debe encontrar las formas de hacer su aprendizaje un tanto más intencional y sistemático.

El ayudar a una organización y a sus trabajadores a aprender de sus equivocaciones es una parte clave del nuevo aprendizaje y nuevo estilo de administración, que utiliza, potencia y orienta hacia el mejoramiento incremental. Al aprender más sobre los procesos de trabajo, el personal y los gerentes pueden empezar a aprender más de sus errores.

La mayoría de las ideas innovadoras en el trabajo son resultado de ciertas intuiciones generadas por la experiencia personal. Muchas organizaciones están descubriendo que si institucionalizan este fenómeno pueden lograr mejoras significativas en sus procesos de trabajo y en sus resultados.

Las empresas exitosas reúnen a todos sus ejecutivos al terminar un proyecto para evaluar las lecciones aprendidas y compartir esa información con otros equipos de trabajo. Sin embargo, el llegar a causa y raíz del comportamiento humano lleva mucho tiempo, esfuerzo y madurez. En la esencia de una empresa industrial, en donde el análisis de la causa raíz de las fallas ha venido perfeccionándose, el proceso es conocido como los 5 porqués, en razón de que usualmente se tiene que preguntar por qué sucedió eso por lo menos durante 5 veces antes de llegar a la verdadera causa de la falla. Ejemplo:

1. ¿Por qué fue rechazado nuestro producto como defectuoso? R. El cable conector se aflojó.

2. ¿Por qué se aflojó el cable conector? R. El enchufe estaba fuera de tolerancia.

3. ¿Por qué se fabricó un enchufe fuera de tolerancia? R. La máquina de estampado intermedio fallo.

4. ¿Por qué falló la máquina de estampado? R. El mantenimiento de rutina no se realizó de acuerdo al programa.

5. ¿Por qué sucedió eso? R. Existe un problema de ausentismo en el departamento de mantenimiento.

Generalmente hasta después de 5 porqués se comienza a identificar lo que se necesita arreglar, aunque pudiera tomar algunas preguntas más para tomar la mejor decisión. Sin embargo, el entender las debilidades del valor al cliente es algo más difícil que el simplemente entender por qué cierta parte se fabrica fuera de tolerancia dentro de una planta industrial. Los hechos objetivos son una parte importante de los 5 porqués. El enchufe no cumplió con las especificaciones establecidas, porque las especificaciones de valor al cliente son cualitativas y tienden a ser subjetivas y, la única manera de determinarlas es a través de entrevistas con clientes y ex clientes para conocer lo que ellos quieren y su opinión respecto al valor de los que han recibido.

Es importante que la empresa logre que las personas adecuadas sean las que aprendan las lecciones adecuadas. Desafortunadamente el aprendizaje eficaz no siempre se relaciona en forma directa con la información disponible, si así fuera, todos portaríamos las suficientes destrezas y conocimientos. El aprendizaje eficaz es cuestión de llevar la información adecuada a las personas adecuadas y darles buena razón para quererla utilizar. Pero aunque los análisis de causa raíz permitan que las personas aprendan, la empresa de todas maneras necesita hacerlos querer aprender.